但是，也许我们无法想到，有时候起到关键作用的，恰恰是几纸文书（证件）：它们证明了职业经历，承接过去和未来，有一些甚至代表了我们和社会的关系、关乎养老大计。
HR也是职场中人，不仅自身需要重视证件，更要对员工起到引导作用，提醒员工保护好几种关键证明，并且，为这些凭证的生成、流转做足准备。
1.劳动合同
重要性
▲它是劳动者与用人单位确立劳动关系，明确双方权利和义务的协议，是劳动者与用人单位依据《劳动法》建立劳动关系的书面法律凭证，是劳动者保障自身权益、处理双方争议的重要依据。如果没有劳动合同，劳动者可能会在工资收入、工作时间长短、工作条件等方面与用人单位发生争议时，由于没有证据而遭受损失。
规定▲《劳动合同法》第16条规定：劳动合同由用人单位与劳动者协商一致，并经用人单位与劳动者在劳动合同文本上签字或者盖章生效。劳动合同文本由用人单位和劳动者各执一份。
▲用人单位不将劳动合同交付劳动者属于违法行为。根据《劳动合同法》第81条规定：用人单位提供的劳动合同文本未载明本法规定的劳动合同必备条款或者用人单位未将劳动合同文本交付劳动者的，由劳动行政部门责令改正；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。
HR如何做？
经双方签字盖章之后的劳动合同文本，一份由员工领取，并由其个人保管，另一份由企业的人力资源部归档保存。
由于劳动合同文本本身的法律效力特殊性，因此它的归档保存，需要特别几个事项。
▲将企业全体员工的劳动合同文本按部门分类整理。参考格式如下：
▲将每一份劳动合同文本的页边上打孔，附在上表之后，制成一本《××部门在职人员劳动合同文本档案本》
▲劳动合同文本档案不与其他档案混杂，需独立归档保管
▲员工离职之后，将其所有合同从劳动合同文本档案中抽出，转移至离职员工档案内
▲企业若发生搬迁等事项，人力资源部需注意保护劳动合同文本的安全转移
2工资条
重要性
▲工资条是员工所在单位定期给员工反映工资的凭证，是企业发给员工工资的明细，是员工清楚了解自己收入的一种较好形式。
规定
▲我国《工资支付暂行条例》第6条规定：用人单位可委托银行代发工资。用人单位必须书面记录支付劳动者工资的数额、时间、领取者的姓名以及签字，并保存两年以上备查。
工资支付记录表应当主要包括用人单位名称、劳动者姓名、支付时间以及支付项目和金额、加班工资金额、应发金额、扣除项目和金额、实发金额等事项。
▲企业不提供员工工资条是一种侵权行为。《劳动法》中规定，员工对于企业制订工资分配方案，享有知情权和监督权，也就是说员工有权知道自己的福利和工资构成等。因此，企业不提供员工工资条是一种侵权行为。而且，一旦发生劳动争议，工资条应该是作为劳动仲裁的重要证据。
HR如何做？
▲在工资核算之后，工资发放之前，需要做的一个步骤是“制作及确认相关凭证”（财务支付凭证及员工工资单），可按照以下方式进行操作。
➀ 财务支付凭证的确认和制作，可根据各企业自己的财务管理要求进行，没有固定的模板格式
➁ 员工工资单的制作和确认，有两种方法：
♪公司内部有局域网的，每个员工都有一个ID口令和密码，员工凭此自行查阅工资发放 明细；
♪将员工工资单打印成工资条，发放给员工，做好员工签收工资条的记录并保管备案
其中，有几个重点项目必须确认：
☻员工的工资标准
☻员工的出勤天数、假期天数和加班情况
☻员工的银行卡号
☻员工工资的核算依据及演算准确性
☻其他代扣款项的准确性
3.离职证明
重要性
▲离职证明，是用人单位与劳动者解除劳动关系的书面证明，是用人单位与劳动者解除劳动关系后必须出具的一份书面材料。
离职证明的证明力体现在：
✓证明用人单位与劳动者已经解除或终止劳动关系
✓证明离职员工的离职是按照正常手续办理的，其与原单位对此没有纠纷
✓证明离职员工已经是自由人，可以申请失业金或应聘新的岗位
✓可以凭此证明转移离职员工的人事关 系、社保、公积金等
✓可以证明离职员工在原单位的相关工作经验，有利于相关职位的应聘
规定
▲离职员工要转出人事关系或是续接社会保险等，离职证明是必不可少的证明材料，而且再次求职时，离职证明也是许多单位在录用新员工时要求其必须出具的证明，因为我国《劳动法》中规定，用人单位招用尚未解除劳动合同的劳动者，对原用人单位造成经济损失的，该用人单位应当依法承担连带赔偿责任。
▲用人单位未出具离职证明要担责。
《劳动合同法》第50条规定，用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终 止劳动合同的证明，并在15日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。
第89条规定，用人单位违反本法规定未向劳动者出具解除或者终止劳动合同的书面证明，由劳动行政部门责令改正；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。
HR如何做？
▲离职证明模板，可供参考
▲离职手续办理完毕，HR需要将离职员工的所有资料归档，与离职人员有关的资料如下：
✓员工离职申请表，或解除劳动合同通知书，或终止劳动合同通知书
✓员工物品领用卡（公司保留原件）
✓员工离职清算单（公司保留原件）
✓离职证明（公司保留复印件）
✓离职体检报告（公司保留原件）
✓解除劳动合同协议书
✓离职员工人事文件签收记录表
✓退工单
✓退社会保险单
✓退住房公积金单
✓原签署的文件（比如原劳动合同、保密协议、培训服务期协议、竞业限制协议、考勤记录、工资发放表、各类奖励和处罚表单等）
✓入职时，该离职员工递交的资料
4.社保缴费凭证
重要性
▲社保缴费凭证是劳动者参加各类保险在缴纳保费后所取得的缴费收据或者发票，一般情况下特指社会统筹的养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险的缴费收据和缴费的清单。
▲社保缴费凭证是员工参加基本养老保险的权益记录和申请办理基本养老保险关系转移接续手续的重要凭证。
规定
▲跨省（自治区、直辖市）流动就业时，基本养老保险关系在原参保地社会保险经办机构保留，个人账户储存额按规定继续计算利息。
▲到新就业地参保时，需向当地社会保险经办机构出示社保缴费凭证，办理基本养老保险关系转移接续手续。倘若没有一纸社保缴费凭证，劳动者便无法实现社会保险关系的转移接续。
HR如何做？
▲员工社保转出
与企业解除、终止劳动合同，劳动合同到期的员工，企业要为其进行“停止缴纳社会保险费的申请操作”。
其中，对于发放当月工资的员工，企业仍应为员工代扣代缴当月的社会保险费，并在次月办理转出申报。
✓“转出申报”可登录上海市人力资源和社会保障网进行在线操作。
✓员工社保转出操作，是在“退工登记”成功之后才能办理的。否则，无法成功。
（本文主要内容来源于“中国经济网”、“工人日报“以及《老HR手把手教你搞定HR管理》（应秋月著），由talentspot小编整理编辑。）
